Interne Unterlagen: Bitte ausdrucken, unterschreiben und in der Personalakte ablegen. Die Verpflichtungserklärung unterschreibt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter vor dem ersten Umgang mit Mieterdaten.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen der GMIM Germany GmbH (nachfolgend „Verantwortlicher“) und der Becker & Brencher OHG, Am Uhlenkrug 40, 45133 Essen (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“).

§ 1 Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen eine Online-Antragsstrecke für private Haftpflichtversicherungen (Rahmenvereinbarung Nr. 1352928, Gothaer Allgemeine Versicherung AG / Barmenia Gothaer) bereit und versendet ausgefüllte Anträge inklusive Unterschriftsbild und Anlagen per E-Mail. Der Vertrag gilt für die Dauer der Zusammenarbeit.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

Verarbeitet werden Kontaktdaten der Mieter (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail), Tarif- und Zahlungsdaten, freiwillig Bankverbindung und Daten zur Vorversicherung, Unterschriftsbilder sowie hochgeladene Nachweise. Zweck ist ausschließlich die Anbahnung und Vermittlung von Versicherungsverträgen sowie die Vorbereitung von Kündigungen bestehender Verträge.

§ 3 Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur im Rahmen dieses Vertrags und auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Er gewährleistet insbesondere: (1) Verarbeitung nur durch zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen; (2) geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (u. a. verschlüsselte Übertragung per HTTPS/E-Mail, Zugriffsbeschränkung auf das Versandpostfach); (3) unverzügliche Unterrichtung des Verantwortlichen bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten; (4) Unterstützung bei der Wahrnehmung von Betroffenenrechten; (5) Löschung aller Daten nach Beendigung der Leistung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 4 Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverarbeiter ist eingesetzt: Google Ireland Ltd. (E-Mail-Versand über Gmail) sowie der Hosting-Anbieter der Antragsstrecke. Weitere Unterauftragsverarbeiter dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Verantwortlichen eingesetzt werden.

§ 5 Kontrollrechte

Der Verantwortliche darf die Einhaltung dieses Vertrags beim Auftragsverarbeiter überprüfen. Der Auftragsverarbeiter weist die Umsetzung der Maßnahmen auf Anfrage nach.

§ 6 Haftung und Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Änderungen bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.

Ort, Datum – Verantwortlicher (GMIM Germany GmbH)

Ort, Datum – Auftragsverarbeiter (Becker & Brencher OHG)

Verpflichtungserklärung zur Datenvertraulichkeit

nach Art. 5, Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO sowie § 5 BDSG

Ich, die/den Unterzeichnende, wurde darüber belehrt, dass ich im Rahmen meiner Tätigkeit mit personenbezogenen Daten von Mietern (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Tarif- und Zahlungsdaten, Bankverbindung, Versicherungsdaten, Unterschriften) in Berührung komme. Ich verpflichte mich ausdrücklich – auch über das Ende meiner Tätigkeit hinaus –:

personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung der Versicherungsanträge zu verwenden und niemals privat oder für fremde Zwecke zu nutzen,
Daten weder mündlich noch schriftlich an Unbefugte weiterzugeben (auch nicht an Familienmitglieder oder Dritte),
die Antragsseite nur auf dienstlichen Geräten zu öffnen und das Gerät bei Nichtnutzung zu sperren,
ausgedruckte Anträge, Unterschriften und Anlagen verschlossen aufzubewahren und nach Gebrauch datenschutzgerecht zu vernichten (Aktenvernichter),
E-Mails mit Mieterdaten nicht an private Adressen weiterzuleiten,
jeden Verdacht eines Datenverlusts oder Missbrauchs unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden,
Mietern auf Nachfrage Auskunft über die Datenverarbeitung gemäß Datenschutzerklärung zu geben.

Mir ist bekannt, dass Verstöße gegen diese Verpflichtung arbeitsrechtliche Konsequenzen sowie Bußgelder und Schadensersatzansprüche nach Art. 82, 83 DSGVO nach sich ziehen können.

Name der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters (Druckbuchstaben)

Ort, Datum

Unterschrift Mitarbeiterin / Mitarbeiter